30.- Gestión de stocks

Nivel de stock.

El stock es la cantidad de mercancías depositadas, o las existencias de un determinado producto, tanto en los almacenes como en la superficie de ventas.

Alguno de los factores que motivan la acumulación de stock y permiten comprender la importancia de su gestión son:

• Escasez. El stock es un recurso para evitar la escasez, para protegernos de que las provisiones lleguen tarde o la demanda sea mayor de lo previsto.
• Economías de escala. Existe la posibilidad de lograr mejores precios comprando cantidades más grandes, que hasta su utilización efectiva han de ser almacenadas.
• Razones comerciales. Tener el artículo disponible cuando lo demande el cliente.

Es importante garantizar la presencia de un stock suficiente para satisfacer la demanda externa (los pedidos que realizan nuestros clientes) o la demanda interna (de nuestro departamento de producción), pero siempre de forma que su almacenamiento resulte rentable. Se trata, pues, de mantener un nivel de stock adecuado.

El hecho de que haya un nivel de stock insuficiente puede traer consigo varios inconvenientes:

• Pérdidas de ventas.
• Pérdida de imagen.
• Pérdida de la confianza de los clientes.

Así pues, hay que procurar mantener un nivel de stock óptimo; es decir, tener suficiente para evitar las roturas de stock y, por otra, evitar que hay un exceso inútil del mismo. 

Para conseguirlo hay que preguntarse:

• ¿Cuándo debemos emitir una orden de pedido?
• ¿Qué cantidad debemos solicitar en cada pedido?
• ¿Cuántas unidades de cada artículo debemos mantener en stock?

Comportamiento del stock.

El stock no es siempre el mismo, sino que va cambiando en función de las ventas y las compras de nuevas existencias.

A partir de un nivel de stock determinando y suponiendo que las ventas son constantes, podríamos representarlo gráficamente del siguiente modo.

El momento de hacer un pedido es cuando el stock llega a la cantidad marcada como punto de pedido (PP), y la cantidad que debemos pedir la denominamos Lote de pedido (Q)

Una vez que hacemos el pedido, hay un plazo de entrega, que es el tiempo que pasa desde que el pedido está hecho hasta que nos sirven la mercancía. Durante ese periodo nuestros clientes nos siguen haciendo pedidos, y por tanto el, nivel de stock sigue descendiendo. Cuando los artículos llegan al almacén, el stock debe subir lo suficiente para alcanzar de nuevo un nivel óptimo, que debe coincidir al menos con la suma del stock de seguridad más el stock pedido.

Stock medio.

Es el volumen medio de existencias que tenemos en el almacén durante un periodo de tiempo. Expresa la inversión que, por término medio, realiza la empresa. Para calcularlo podemos encontrarnos con 4 situaciones:

1. Que los pedidos se hacen en cantidades fijas y periodos fijos.
2. Que los pedidos se hacen en cantidades fijas pero en periodos variables.
3. Que los pedidos se hacen en cantidades variables pero en periodos fijos.
4. Que los pedidos se hacen en cantidades variables y periodos variables.

Costes de la gestión stocks.

Para reducir los costes al mínimo es necesario conocer bien su composición: gastos derivados de la acumulación de stocks. Estos se componen en tres partidas principales:

• Costes de adquisición. Primero hay que comprar el stock. Estos costes son fáciles de calcular, pues basta con multiplicar el precio de cada producto por el número de artículos adquiridos.

• Costes de emisión de pedidos. Poner los productos adquiridos en el almacén supone gastos de transporte, papeleo,... que hay que tener en cuenta.

El coste de emisión de pedidos (CP) será mayor cuanto mayor sea el número de pedidos que realicemos, y a la inversa: si hacemos menos pedidos, este coste disminuirá ya que en principio se emplearán menos costes administrativos y menos gastos en transporte, seguros, etc.

Para calcular el coste de emisión de pedidos (CP), necesitaremos en primer lugar el número de pedidos que vamos a realizar en el periodo. Si llamamos (V) a las ventas anuales de un artículo por parte de nuestros clientes, y (Q) a la cantidad de este artículo que vamos a solicitar en cada pedido a nuestro proveedor en ese periodo el número de pedidos que vamos a realizar será V/Q.

Por tanto para calcular el coste total de emisión de pedidos habrá que multiplicar el coste de emisión de un solo pedido (cp) por el total de pedidos.

• Costes de almacenaje. El coste de mantener las existencias en el almacén y todos los gastos derivados de la gestión del mismo. Se suele medir por unidades físicas de artículos, de forma que para hallar el coste de almacenaje total, multiplicaremos el coste de mantener cada unidad (ca) por el stock medio (Q/2), siendo Q la cantidad que se pide en cada pedido.

A esto habría que sumar el coste de almacenar el stock de seguridad (SS). Este coste se calcula multiplicando el coste unitario por el stock de seguridad.

Estos gastos se suelen considerar por unidad de tiempo: al mes o al año, según el tipo de cálculo que se desee hacer sobre ellos.

Así pues el coste total de gestionar el stock (CT) será la suma de los costes de adquisición, más los de almacenaje, más los costes de emisión de pedidos: